We zagen eerder al dat data-analyse kan bijdragen tot:
1. Het opdoen van inzichten rond de interne werking
2. Tijdsbesparing bij het opmaken van rapporten
3. Het opstellen van concrete (verbeter)acties
4. Risico opsporing rond foutieve of dubbele handelingen
5. De begeleiding van integraties van ST/GE & OCMW
Maar hoe gebeurt dit nu in de praktijk? En hoe zorgen we ervoor dat iedereen wordt betrokken bij de voordelen die digitalisering biedt? Dat bespreken we in deze blog!
De leidraad organisatiebeheersing
Als er 1 document is dat je maar beter niet te ver weg legt – dan is het wel de leidraad voor organisatiebeheersing. Een degelijk kader voor organisatiebeheersing biedt een lokaal bestuur meer zekerheid dat risico’s systematisch en blijvend worden aangepakt.
Audit Vlaanderen stelde in samenwerking met partners een document op dat lokale besturen moet helpen om dit begrip (en de voordelen ervan) te verduidelijken. Het traject van organisatiebeheersing begint typisch met het aanduiden van een verantwoordelijke, en de samenstelling van een team voor zelfevaluatie.
Onderliggend aan het model voor organisatiebeheersing zijn er 10 thema’s, waarvoor er telkens doelstellingen en beheersmaatregelen zijn uitgewerkt. Deze thema’s maken het mogelijk om bepaalde aspecten binnen departementen uit te werken. Het management mag dan wel eindverantwoordelijke zijn, organisatiebeheersing is een thema dat elke medewerker van het lokaal bestuur aanbelangt.
We stellen vast dat elementen rond data-analyse meermaals voorkomen bij de beheersmaatregelen rond twee belangrijke thema’s: “Monitoring” en “Financieel Management”. Dit zorgt ervoor dat dergelijke technologische nieuwigheden in het model voor organisatiebeheersing kunnen worden opgenomen.
Voorbeelden "Monitoring":
De organisatie beschikt over rapporten waarmee ze een duidelijk zicht heeft op de interne werking en de dienstverlening;
Gegevens worden op vaste momenten verzameld en gebundeld in heldere en bruikbare rapporten;
De rapporten zijn beschikbaar voor de gebruikers en zijn makkelijk te consulteren.
Voorbeelden "Financieel Management":
De organisatie gebruikt beheersrapporten om de financiële prestaties op te volgen en waar nodig bij te sturen;
De organisatie stuurt haar financiële werking bij aan de hand van de evaluatie.
De leidraad is een handig document om na te gaan hoe data-analyse en visualisatie kunnen bijdragen aan het versterken van de interne werking. Laat ons ook eens kijken hoe men ervoor kan zorgen dat iedere medewerker betrokken wordt (en blijft) bij dergelijke implementaties.
Introductie binnen de organisatie
Een beslissing om nieuwe software te implementeren gebeurt typisch door een leidinggevende. Dit kan ervoor zorgen dat de eindgebruikers zich onvoldoende betrokken voelen, en de relevantie van dergelijke implementaties niet inzien.
Om deze reden is een uitgewerkt proces van “change management” cruciaal. Dit proces moet ervoor zorgen dat gebruikers voldoende betrokken worden bij het implementatieproces. Er moet ruimte zijn voor feedback, en eventuele bezwaren dienen besproken te worden. Gebruikers moeten ervan overtuigd zijn dat de nieuwe werking hen (op termijn) voordelen zal opleveren.
Onze visie
Van gebruik binnen 1 dienst naar een gedragen systeem voor interne controle & rapportering overheen de organisatie: onderstaande afbeelding toont aan hoe een implementatie van onze modules voor financiën in zijn werk kan gaan (ter illustratie).
Na de implementatie
Naast de risico’s rond het onvoldoende betrekken van eindgebruikers bestaat er ook het risico dat een nieuwe tool enkele maanden gebruikt wordt, en daarna in de vergeetput beland.
Om dit te vermijden, is het belangrijk dat er een kader bestaat dat zal bepalen rond welke periodiciteit men gaat rapporteren over bepaalde zaken, zoals de interne werking, het debiteurenbeheer of de kredietopvolging. Daarnaast dienen de opgedane inzichten/werkpunten ook bijgehouden worden voor toekomstige evaluatie.
De applicatie van Delta Public voorziet sinds kort de mogelijkheid om rechtstreeks aandachtspunten & verbeteracties op te lijsten. Hierdoor kan de organisatie de periodieke opvolging van bepaalde rapporten procesmatig aanpakken. Het versterken van de organisatie wordt een proces dat periodiek wordt (her)bekeken.
Hopelijk geeft deze blog al iets meer inzage rond het belang van een gedragen systeem rond monitoring en rapportering, en de wijze waarop dergelijke systemen kunnen worden uitgerold. Om de relevantie voor uw organisatie na te gaan, kan u contact opnemen via info@deltapublic.com.