Financiële rapportering, een cruciaal proces voor een organisatie om doordachte beslissingen te nemen. Bij vele organisaties blijft dit echter nog een proces op basis van Excel of op basis van wettelijke schema’s die niemand leest, laat staan begrijpt.
Vandaag de dag is het duidelijk dat rapportering vooral visueel & overzichtelijk moet zijn, op basis van betrouwbare gegevens. In dit artikel geven we in vijf stappen weer hoe een organisatie tot een doorgedreven proces van financiële rapportering kan komen, op basis van Microsoft Power BI.
Stap 1 - Bepaal welke zaken men prioritair wil rapporteren (wat, hoe & aan wie)
Wat
Bij het bepalen van wat men precies wil rapporteren, kunnen onderstaande vragen ondersteuning bieden:
Wat zijn de zaken waarmee het doelpubliek effectief aan de slag kan?
Op basis van welke data zouden ze hun beslissingen doorvoeren of bijsturen?
Over welke zaken dienen we verplicht te rapporteren, volgens welke vormvereisten?
Waar krijgen we geregeld vragen over na een overlegmoment?
Over welke zaken rapporteren we vandaag al?
Wat zijn de KPI’s voor onze organisatie?
Hoe
Via welke applicatie, programma of documenten wil men rapporteren? Ook in een context van Microsoft Power BI heeft men meerdere keuzes, zoals het exporteren naar PDF, PowerPoint, Excel, weergeven in de browser…
Aan wie
Bij periodieke rapportering is het gunstig om ten allen tijde in kaart te brengen
Wie de relevante personen zijn waaraan men wil rapporteren
Wanneer de overlegmomenten zijn ingepland
Of men vooraf aan deze overlegmomenten al bepaalde data wil (en kan) bezorgen
Hoe men afwezigheden en wijzigingen in rollen in kaart brengt
Hoe men deze rapportering afstemt aan de gebruiker, bijvoorbeeld volgens domein of niveau van detail
Stap 2 - Bepaal met welke frequentie men dit wil doen
Zoals eerder opgenomen is het bepalen van de rapporteringsfrequentie een belangrijk deel van het proces, aangezien dit ook vermijd dat betrokkenen periodiek met vragen komen omdat er onzekerheid is of een bepaalde vraag/bezorgdheid, tijdig zal behandeld worden. Daarnaast geeft dit ook aan de opmaker of validator van de rapporten de nodige tijd om eventuele vragen voor te bereiden en om voorafgaand al wat informatie te bezorgen.
Het in kaart brengen van de frequentie geeft ten slotte ook het doelpubliek de nodige tijd om zich voor te bereiden, en het overlegmoment gerichter te laten verlopen.
Voor de frequentie kan men zich baseren op de bestaande overlegmomenten en de wettelijke deadlines die voorzien zijn voor de organisatie. Lokale besturen kunnen hiervoor ook de leidraad organisatiebeheersing raadplegen.
Stap 3 - Bepaal de rollen binnen het team
Het toewijzen van rollen zorgt voor het opnemen van de verantwoordelijkheid binnen het team en een verdeling van de taken rond rapportering. Daarnaast kan ook het aanstellen van een “aanspreekpunt” ervoor zorgen dat medewerkers vaak dezelfde vragen moeten beantwoorden. Voor de rolverdeling kan men bijvoorbeeld onderstaande rollen onderscheiden:
Opsteller: maakt de rapporten op door deze te filteren (vb. boekjaar) en toelichting te geven bij de rapporten en weergegeven data
Validator: valideert de opgemaakte rapporten
Secretaris: stelt de agenda op en bezorgt de rapporten aan de betrokkenen. Dit kan zowel informatie zijn die men op voorhand wil doorgeven, als de besproken rapporten na een gesprek en de vervolgacties. Ook het in kaart brengen van de personen per groep en het opvolgen van wijzigingen hoort typisch tot het takenpakket van de secretaris.
Aanspreekpunt: het aanspreekpunt wordt steeds meegedeeld in communicatie met betrokkenen, zodat zij zich met hun vragen tot 1 persoon kunnen richten. Deze persoon zorgt dan voor de juiste allocatie van de vraag naar de verantwoordelijke en volgt dit ook op.
Technische ondersteuning: een tweede aanspreekpunt voor alle technische vragen, typisch iemand van de technische dienst die problemen kan verhelpen rond licenties, toegangsrechten, integraties, beveiliging…
Stap 4 - Maak gebruik van de technische mogelijkheden en automatisaties
Financiële rapportering moet een proces zijn dat vlot verloopt, en technologie kan hier ook ondersteunend werken. Hieronder zijn enkele voorbeelden opgenomen:
Periodieke, automatische e-mails uitsturen omtrent bepaalde rapporten
Alerts instellen wanneer een bepaalde waarde wordt overschreden
De integratie van Power BI en PowerPoint
De ingebouwde exporteerfuncties naar Excel, Pdf…
Het weergeven van de rapporten op een mobiel apparaat
Data afschermen in functie van een rol of functie
Stap 5 - Bepaal de vervolgacties en verzamel feedback
Rapportering geeft een weergave van hoe een organisatie er voor staat en stelt het doelpubliek in staat om de voornaamste indicatoren (KPI’s) gericht op te volgen. Daarnaast gaat men na welke zaken er niet goed lopen, en stelt men acties op om deze zaken aan te pakken. Hierbij doet men er goed aan om steeds een verantwoordelijke en verwachte datum van oplossing te noteren.
Elke rapportering start idealiter ook met het overlopen van de voornaamste punten van het voorgaande gesprek, om na te gaan of er nog zaken open staan. Het rapporteringsproces is ook een proces dat continu kan worden verbeterd door feedback te verzamelen van de betrokken rond de wijze waarop men rapporteert, welke informatie men weergeeft etc.
Voor een vrijblijvend gesprek rond financiële rapportering binnen uw organisatie kan u vrijblijvend contact opnemen via info@deltapublic.com.