Introductie
Power BI is een krachtige business intelligence-tool die steeds populairder wordt in het bedrijfsleven en de publieke sector. Voor lokale besturen kan het gebruik van Power BI als rapportagetool waardevolle inzichten bieden en helpen bij het nemen van weloverwogen beslissingen. Het is echter essentieel om de verschillende licentieopties van Power BI te begrijpen, aangezien deze een financiële impact kunnen hebben. In dit artikel bespreken we de verschillende licentievormen en hun implicaties.
Licentievormen
Power BI Free / Fabric Free
Power BI biedt een gratis versie aan waarmee gebruikers basisrapporten en dashboards kunnen maken. Dit kan een goede optie zijn voor kleine lokale besturen met beperkte budgetten, die eenvoudige visualisaties en rapporten nodig hebben zonder extra functionaliteiten, zoals het delen van rapporten met collega's. Wat is Fabric? Dat behandelen we op het einde van deze blog.
Power BI Pro per user
De Pro-licentie is de meest gangbare licentieoptie voor Power BI-gebruikers. Met een Pro-licentie kunnen gebruikers geavanceerdere rapporten maken en deze rapporten delen met collega's. Er zijn twee manieren om een Pro-licentie te verkrijgen:
Aankoop: gebruikers kunnen individueel een Pro-licentie aanschaffen. Dit kan geschikt zijn voor lokale bestuursmedewerkers die regelmatig met Power BI werken en de volledige functionaliteit willen benutten. De prijs van een Pro licentie bedraagt momenteel € 9,40 per maand.
Inbegrepen in E5-licentie: Als een lokaal bestuur al een Microsoft 365 E5-licentie heeft, is de Power BI Pro-licentie inbegrepen.
Power BI Premium per user (PPU)
Met deze licentie hebben individuele gebruikers toegang tot de premium functies van Power BI zonder dat er een organisatiebreed Premium-abonnement nodig is. Dit kan voordelig zijn voor lokale bestuursmedewerkers die geavanceerdere functies nodig hebben, maar niet het volledige Premium-abonnement willen aanschaffen.
Opschalen naar Premium per user (PPU) kan nodig zijn wanneer de limieten van de Pro-licentie worden bereikt, bijvoorbeeld op het vlak van duurtijd voor gegevensvernieuwing.
Hieronder enkele verschillen:
Het aantal maximale vernieuwingen per dag: 8 (Pro) vs 48 (PPU)
De maximale duurtijd voor gegevensvernieuwingen: 2 uur (Pro) vs 6 uur (PPU)
De limiet op het aantal bestanden in Power BI: bij een Pro licentie zal het afhangen van het aanwezige licenties in de organisatie (10 GB * aantal licenties), terwijl de limiet bij PPU zo'n 100 terabyte (100 000 gigabyte) bedraagt.
De prijs van een Premium licentie bedraagt momenteel € 18,70 per maand.
Power BI Premium per capaciteit
De Premium per capaciteit-licentie is bedoeld voor organisaties met grotere gebruikersaantallen en complexere rapportagebehoeften. Met deze licentie hebben alle gebruikers binnen een organisatie toegang tot de premium functies van Power BI. Dit kan een geschikte optie zijn voor grote steden die willen profiteren van schaalbaarheid en uitgebreidere mogelijkheden. Men selecteert een bepaalde capaciteit, ook wel een Power BI (P) SKU genoemd, en blijft binnen de limieten van deze capaciteit.
Het grote voordeel van deze licentie is dat ontwikkelaars rapporten kunnen delen met andere personen die geen Power BI licentie hebben. Daartegenover staat het kostenplaatje: een P1-licentie heb je vanaf € 4.675,60 per maand.
Power BI Embedded
De Embedded-licentie (A/EM SKU) is specifiek ontworpen voor softwareontwikkelaars en onafhankelijke softwareleveranciers die Power BI-functionaliteit in hun eigen applicaties willen insluiten, maar zal in veel gevallen niet relevant zijn voor de lokale besturen.
Microsoft Fabric, een nieuwe licentievorm?
Op 24 mei 2023 lanceerde Microsoft een nieuw platform "Microsoft Fabric". Dit zorgt mogelijk voor wat verwarring bij bestaande gebruikers. Microsoft Power BI maakt nu deel uit van het Microsoft Fabric "ecosysteem". Dit is dan ook de reden dat bepaalde termen werden gewijzigd, zoals de gratis licentie en de Power BI beheerder (respectievelijk Microsoft Fabric Free License & Microsoft Fabric Administrator).
Microsoft Fabric is geen licentievorm, maar is een data platform. Het wordt ook wel omschreven als de "Onedrive voor alle bedrijfsdata". Bij grote ondernemingen zit data vaak sterk verspreid overheen de organisatie, en Microsoft wil hier met Fabric - en specifieker, OneLake - een oplossing voor bieden en de verschillende applicaties sterker integreren.
Enkele functionaliteiten bevatten bijvoorbeeld:
Het eenvoudiger beschikbaar stellen van data in de organisatie
De creatie van o.a. lakehouses, warehouses, dataflows etc. binnen 1 platform
Meer mogelijkheden rond governance & self-service BI (vb. via domeinen)
Het kostenplaatje van Fabric hangt af van de gekozen capaciteit of F-SKU. Een capaciteit geeft aan hoeveel geheugen en rekenkracht men ter beschikking heeft. De laagste capaciteit is "F2".
De prijs van deze F2-SKU bedraagt momenteel 0,36 dollar per uur, of zo'n 263 dollar per maand. Een capaciteitseenheid legt beperkingen op inzake performantie en snelheid. Indien er veel data wordt opgeroepen, zijn meerdere capaciteitseenheden vereist.
Merk op dat een F64 capaciteit op hetzelfde niveau staat als een P1 (Premium per capaciteit) licentie, dit impliceert dat bepaalde voordelen van een P1 - zoals het delen van Power BI content met gebruikers die geen licentie hebben - zijn inbegrepen in een Fabric F64 capaciteit.
Conclusie
Lokale besturen zijn typisch kleine tot middelgrote organisaties, en premium per capaciteit zal in de meeste gevallen niet nodig (of financieel haalbaar) zijn.
Besturen brengen het best hun huidige data-noden in kaart, en gaan vervolgens na hoeveel personen een (Pro) licentie nodig hebben. Indien men bijkomend merkt dat er nood is aan een centraal data platform, kan men opteren voor een Fabric F2 capaciteit in combinatie met Power BI Pro licenties. Voor 50 gebruikers komt dit neer op zo'n 243 euro (Fabric) + 470 euro (Pro) per maand.
Merk op dat besturen vaak gebruik kunnen maken van bestaande raamcontracten om Power BI licenties voordeliger te kunnen aanschaffen.
We hopen dat deze uitleg wat verduidelijking heeft gebracht over de verschillende licentieopties van Microsoft Power BI. Als je nog verdere vragen hebt, neem dan contact op via info@deltapublic.com.