Eind mei was het zover: Microsoft kondigde de release van de Power BI integratie met Powerpoint aan. Waren we vroeger beperkt tot statische informatie, dan hebben we nu de optie om presentaties te geven op basis van realtime rapporten, met de filter-en analysemogelijkheden van Power BI.
Weg met het manueel opstellen van periodieke rapporten. Via Power BI heb je de informatie meteen voorhanden. Het toevoegen van bijkomende uitleg & duiding via PowerPoint zal bijdragen tot een betere rapportering op basis van betrouwbare data.
Het gebruik ervan zien we bijvoorbeeld in de rapportering naar het management binnen een organisatie. Via de Power BI integratie rapporteren we over de te behalen objectieven, en kunnen we deze ook gericht opvolgen.
Hoe je beschikbare rapporten toevoegt aan een PowerPoint presentatie, dat leren we in deze blog. Liever een korte video? Bekijk de stappen via deze link.
Voor we van start gaan, dienen we 2 zaken te openen: PowerPoint en de Power BI service (app.powerbi.com). Klaar? Oké, daar gaan we!
Stap 1: Voeg de Power BI Add-in toe in Powerpoint
Ga naar Insert/Toevoegen en vervolgens naar "Add-Ins". Je kan ook "Add-ins" ingeven in de zoekbalk. Zoek vervolgens naar Power BI (opgelet: er bestaat ook Power BI Tiles, maar dit is niet waar we naar op zoek zijn).
Bij het voltooien van stap 1 zou onderstaande scherm tevoorschijn moeten komen:
Stap 2: kopieer de report URL
Navigeer naar de Power BI Service (app.powerbi.com) en ga naar het rapport dat je wenst weer te geven. Kopieer de web URL van de browser.
Dit ziet er typisch zo uit:
https://app.powerbi.com/groups/me/apps/b272326b-3400-4a60-bfc8-d0664975a22d/reports/...
Stap 3: plaats de report URL in PowerPoint
Open opnieuw Powerpoint en navigeer naar de dia waar de Power BI Add-In wordt weergegeven. Plak de gekopieerde URL in de daarvoor voorziene plaats (zie stap 1). Je zal moeten inloggen via je Microsoft-account, zo wordt er gecontroleerd of je de juiste rechten hebt om het rapport te raadplegen.
Stap 4: presenteren maar!
Na een succesvolle link tussen beide services kan je aan de slag met de presentatie. Je zal merken dat het aanduiden van filters (slicers) en grafiekelementen een impact hebben op de weergave.
In tegenstelling tot de weergave in Power BI Service zal je geen navigatiemenu hebben (links). Zorg ervoor dat je dus mogelijkheden voorziet om tussen de verschillende rapporten te navigeren. Het herladen van data (refresh) en het terugzetten van filters (reset) blijft mogelijk, maar bladwijzers zijn op het moment van schrijven nog niet voorzien.