Software implementaties kunnen om verschillende redenen plaatsvinden. De implementatie kan nodig zijn vanwege zakelijke use-cases als blijkt dat er een positief rendement kan worden gehaald op de investering, of kan daarnaast ook onderdeel zijn van bedrijfsmoderniseringsinitiatieven, zoals digitale transformatie en toenemend gebruik van gegevens en analyse.
Ongeacht de onderliggende bedrijfskatalysator, zijn de drijfveren voor software implementaties doorgaans: De behoefte aan extra functies/functionaliteit.
Het tempo van innovatie in technologie is vandaag de dag verbazend, en organisaties moeten zich bewust zijn van deze technologische vooruitgang en nagaan of (en hoe) bepaalde tools in staat zijn om tot een efficientere operationele werking te komen.
Toegenomen verwachtingen van stakeholders
Naast behoeftes aan extra functionaliteiten, zien we ook dat lokale besturen steeds meer onderhevig zijn aan toenemende verwachtingen van diverse partijen: burgers, college en raden, leveranciers etc. Mensen zijn gewend aan een digitale levensstijl met gemakkelijke toegang en beschikbaarheid van informatie binnen handbereik. En naarmate ze meer datageletterd en technisch onderlegd worden, verwachten ze ook over tools te beschikken om hun efficiëntie en productiviteit op het werk te ondersteunen. Onze applicatie wil hier een antwoord op bieden, zonder een bijkomende last te zijn voor uw IT afdeling. BI Licenties worden voorzien door Delta Public en er hoeven geen bijkomende programma's te worden geïnstalleerd.
Door leveranciers aangestuurde veranderingen
Als lokaal bestuur hebje weinig of geen impact op de beslissingen van de software leveranciers. Deze zijn vrij om eigen prioriteiten te stellen, wat niet altijd dezelfde prioriteiten zijn dan de lokale besturen. Bijkomende tools kunnen helpen om aan bepaalde noden te beantwoorden die niet voorzien worden door de bestaande IT-paketten.
Fusies
Fusiescenario's creëren vaak overtolligheden of overlappingen in tools en capaciteiten, waardoor afstemming, consolidatie en optimalisatie nodig zijn.
Uitdagingen/overwegingen bij implementaties
Implementaties kunnen complex, tijdrovend en kostbaar zijn. Als ze niet op de juiste manier worden gepland en afgehandeld, kunnen de kosten vooraf om te migreren de geplande besparingen voor de eerste paar jaar tenietdoen. Dit is met name het geval wanneer een organisatie te lang heeft gewacht (d.w.z. de datum van vervaldatum) om een tool buiten gebruik te stellen of als de toewijzing van de oude applicatie aan de nieuwe niet doordacht en zorgvuldig is gedaan. De juiste middelen moeten worden toegewezen om ervoor te zorgen dat alles wat bedoeld is om in de nieuwe tool te zijn, succesvol wordt gemigreerd. Veel bedrijven migreren alles van de ene tool naar de andere, maar wat rommelig en onbeheersbaar is in de bestaande tool, zal in de volgende nog steeds rommelig en onbeheersbaar zijn. Migraties bieden de mogelijkheid om te resetten. Daarom is het belangrijk om te begrijpen welke gegevens worden gebruikt, door wie en waar die gegevens vandaan komen; welke rapporten actueel, nauwkeurig en geschikt zijn voor gebruik; en welke KPI's/expressies en metrics relevant zijn voor de organisatie. IT herkent vaak de technische en integratie-uitdagingen, maar onderschat de menselijke emotionele component. Veranderingsbeheer is een essentieel onderdeel van een succesvolle migratie, omdat mensen de neiging hebben om zich tegen verandering te verzetten en daarom de acceptatie van tools nadelig kan worden beïnvloed. Het is noodzakelijk om "change management" aan te pakken en communicatie te bieden om mensen vertrouwd te maken met een nieuwe tool, eventuele zorgen over nieuwe vereiste vaardigheden weg te nemen en vertrouwen en comfort op te bouwen voor gebruikers van de tool.
Hoe u uw migratie structureert voor succes
Met een doordachte benadering van implementatie kunnen deze uitdagingen worden verzacht. De eerste stap is om uw volledige operationele werking duidelijk te begrijpen. Welke tools worden gebruikt en hoe vaak? Welke rapporten en dashboards zijn het belangrijkst voor gebruikers en hoe vaak worden ze gebruikt? Welke bijkomende verwachtingen zijn er van derden?
Met dit inzicht in hoe de componenten van het bestaande ecosysteem worden gebruikt, zal het gemakkelijker zijn om de behoeften van de nieuwe tool te bepalen en precies te bepalen wat er moet worden gemigreerd om een schone omgeving te creëren. Het is ook gunstig om een vertrouwde implementatiepartner te vinden die bekend is met de omgeving, de overkoepelende strategie en de huidige/toekomstige behoeften van de organisatie om de overgang, training en adoptie te vergemakkelijken.
Migratiewerk is nooit helemaal af. Het tempo van het zakendoen van vandaag zal voortdurend leiden tot verandering, er zullen nieuwere of geprefereerde tools komen, de organisatie zal prioriteit geven aan nieuwe initiatieven en ontwrichtende factoren kunnen het landschap veranderen. Het belangrijkste is om altijd de weg vrij te maken voor de toekomst en een migratiestrategie op te stellen die van toepassing is op huidige en toekomstige scenario's en tegelijkertijd consistentie en gebruiksgemak voor zakenmensen te creëren.
Succesvolle migraties leveren belangrijke voordelen op:
Het creëren van een moderne omgeving om de huidige gegevens- en analysebehoeften van gegevensgestuurde organisaties te ondersteunen
Een geoptimaliseerde data- en analyseomgeving om investeringen te maximaliseren en softwarekosten op de lange termijn te besparen
Bespaarde manuren bij het ontwikkelen van de migratiestrategie met een gevestigd begrip van het ecosysteem
Gebruikers die kunnen werken met de BI- en Analytics-tools die hun behoeften het beste ondersteunen en die snel de informatie kunnen ontdekken en openen die ze nodig hebben voor hun werk
Conclusie Technologische ontwikkelingen zullen voortdurend leiden tot verandering. De organisatie dient te bepalen welke tools relevant zijn voor haar organisatie, en te verzekeren dat er voldoende tijd en ruimte wordt voorzien voor opleiding en omkadering. Centraal in elke implementatie is de medewerking of "goodwill" verkrijgen van de eindgebruikers. Dit kan op verschillende manieren, zoals deze gebruikers voldoende tijdig betrekken bij het proces van implementatie, onderlinge afspraken maken rond de manier waarop de applicatie gebruikt zal worden en voldoende autonomie voorzien in de dagelijkse werking.
We begrijpen dat de digitale omschakeling er niet vanzelf komt. Naast onze applicatie voorzien wij ook in begeleiding om ervoor te zorgen dat de organisatie klaar is voor deze omschakeling.
Deze begeleiding bestaat uit een ondersteuninstraject waarbij eerst interviews worden afgenomen met de medewerkers (financiële dienst en enkele diensthoofden), de pijnpunten worden blootgelegd, en vervolgens een concreet actieplan wordt uitgewerkt om tot een betere interne werking te komen.
Voor meer informatie kan u het contactformulier gebruiken.