Dit artikel bespreekt de voordelen van e-facturatie, de verplichting voor aanbesteders en hoe men E-facturatie als overheidsinstantie kan opgevolgen.
Introductie
E-facturatie is het verzenden van facturen in digitaal formaat. Tegenwoordig wordt de term geasoccieerd met het digitaal verzenden van facturen, die ook nog eens in een gestructureerd formaat worden gegoten.
Maar e-facturering gaat verder dan dat. Het betekent de automatisering van het hele factureringsproces, van a tot z, en de afschaffing van elke menselijke tussenkomst, ook aan de zijde van de geadresseerde van de factuur.
Inzetten op elektronische facturatie als leverancier heeft veel voordelen. Het gaat sneller, je werkt gebruiksvriendelijk en efficiënt en je kan naar de overheid factureren.
Voor lokale overheden is het interessant om op te volgen hoeveel van hun leveranciers reeds beschikken over elektronische facturatiesystemen, omdat dit typisch zorgt voor een snellere verwerking. Hierdoor kunnen medewerkers zich focussen op andere taken, en het verlaagt ook de kans op fouten bij manuele ingaven.
Verplichting
Vanaf 1.4.2019 zijn aanbestedende overheden verplicht om e-facturen, die kaderen binnen de uitvoering van een overheidsopdracht, te aanvaarden en te verwerken wanneer die e-facturen opgesteld zijn volgens de Europese norm inzake e-facturatie.
Voor handelaars nam de Belgische federale overheid op 26 november 2021 een beslissing over het ontwerp van KB inzake elektronische facturatie. De publicatie van een koninklijk besluit wordt binnenkort verwacht.
De (start)datum van de verplichting is gekoppeld aan het bedrag dat de overheid en verkoper voorzien via aanbestedingen:
oktober 2022 vanaf € 140.000 (boven de Europese drempel);
maart 2023 voor overheidsopdrachten vanaf € 30.000;
september 2023 voor opdrachten onder de € 30.000;
Opdrachten onder de € 3.000 worden vrijgesteld, maar elk bestuursniveau kan beslissen om deze vrijstelling niet te hanteren, of om een ambitieuzere timing na te streven.
Let op: dit gaat over alle overheidsinstanties: steden en gemeenten, autonome gemeentebedrijven, OCMW’s en alle organisaties die via lastenboeken werken, zoals woon-en zorgcentra, scholengroepen, hulpverleningszones, ziekenhuizen…
Op Belgisch niveau verlagen initiatieven zoals Mercurius en Hermes aanzienlijk de drempel. Het opstellen van gestructureerde Peppol-facturen (een gekende standaard voor e-facturatie) gebeurt typisch via privépartijen zoals Billit, CodaBox, Octopus enzovoort.
Product update
Recent voegden we allerlei elementen toe rond E-facturatie binnen de module aankopen. De organisatie kan via dit rapport de evolutie rond E-facturatie eenvoudig opvolgen.
Voor het aantal facturen binnen een geselecteerde periode wordt weergeven hoeveel facturen er per “type afhandeling” wordt verwerkt, en dit wordt ook weergegeven als percentage ten opzichte van het totaal aantal facturen voor deze periode.
Daarnaast zien we onderaan rechts ook het percentage dat verloopt via Peppol, en dit per leverancier. Een lokaal bestuur kan haar leveranciers aanmoedigen om sterker in te zetten op e-facturatie, en hier focussen op de leveranciers met het hoogst aantal facturen.
Meer weten over onze modules? Neem contact op via tijs@deltapublic.com.