Zoeken

Rapportering bij lokale besturen - Not as easy as you think.

In dit artikel bespreken we de redenen waarom een lokaal bestuur informatie over haar werking dient te rapporteren en wat deze rapportering precies omvat. Termen zoals de strategische of financiële nota worden alom gebruikt, maar wat betekenen ze nu precies?


Oorsprong van rapportering


De noodzaak aan rapportering komt voornamelijk voort uit 2 luiken, enerzijds is België eraan gehouden om aan Europa te rapporteren over de gezondheid van de publieke overheden. Concreet gebeurt dit via de Vlaamse overheid, die aan een federale instantie (het Instituut voor Nationale rekeningen, afgekort INR) rapporteert, dewelke vervolgens de gegevens doorgeeft aan de Europese overheid.



Op basis hiervan kunnen de betrokken organisaties voor hun niveau berekeningen uitvoeren inzake overheidsschulden. De digitale rapportering van de beleidsrapporten (meerjarenplannen, aanpassingen aan de meerjarenplannen, jaarrekeningen) en van de kwartaalrapporteringen door de Vlaamse lokale besturen aan ABB vormen de basis voor de rapportering aan het INR.


Wat bevat de rapportering?


Aan het begin van de legislatuur ligt het meerjarenplan. Dit plan bepaalt de uitwerking van het bestuursakkoord door de regerende partijen. Men documenteert hoe men de komende 6 jaar de beschikbare middelen zal besteden. De beschikbare middelen ontstaan uit subsidies van federale en gewestelijke overheden, en lokale heffingen en contributies.

Voor de meeste besturen start het meerjarenplan met een afgelijnde missie, die zich vertaalt in een aantal strategische doelstellingen (eventueel gebundeld per thema).

Het meerjarenplan bestaat uit

  • de strategische nota

  • de financiële nota

  • de toelichting.

Net zoals een onderneming maakt een lokaal bestuur elk jaar een jaarrekening op.

Deze jaarrekening bevat een

  • beleidsevaluatie

  • een financiële nota en

  • een toelichting.

De strategische nota formuleert de beleidsdoelstellingen die te bereiken zijn, vertaald in actieplannen en acties. Men maakt een onderscheid in primaire (of prioritaire) en secundaire doelstellingen. Prioritaire acties of actieplannen zijn acties of actieplannen die de raad zo belangrijk vindt dat er expliciet over gerapporteerd moet worden in de beleidsrapporten.

Voor de beleidsevaluatie legt de regelgeving geen gestandaardiseerd schema op. De bedoeling is dat het een beknopt en leesbaar document is dat de raadsleden een antwoord geeft op de vraag in welke mate en tegen welke kost de acties of actieplannen en beleidsdoelstellingen uit de strategische nota van het meerjarenplan gerealiseerd werden. De beleidsevaluatie bevat minstens de volgende elementen voor elke beleidsdoelstelling uit de strategische nota van het meerjarenplan:

  • het totaal van de ontvangsten en uitgaven voor de actieplannen voor het jaar in kwestie (en van de prioritaire beleidsdoelstelling waaraan ze gekoppeld zijn);

  • daarnaast moet de beleidsevaluatie verwijzen naar de plaats waar het overzicht beschikbaar is met de omschrijving van alle beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties, en de bijbehorende ontvangsten en uitgaven die zijn opgenomen in de jaarrekening.

Voor budgettaire ontvangsten en uitgaven worden ramingen voorzien, onderverdeeld in exploitatie, investeringen en financieringsverrichtingen.

Voorbeeld



De financiële nota geeft de middelen weer die moeten ingezet worden om de doelstellingen waar te maken. Functioneel zijn ze gestructureerd in beleidsdomeinen, verder onderverdeeld in beleidsvelden en beleidsitems.

Voorbeeld



Wist je dat: Aankopen worden typisch geboekt op budgetsleutels, meestal een combinatie van boekjaar, algemene rekening, beleidsitem en actie.

De financiële nota is gehouden aan een gestructureerde opmaak, ook wel “schema’s” genoemd. De financiële nota van de jaarrekening bevat volgende schema’s:

  • de doelstellingenrekening (schema J1);

  • de staat van het financieel evenwicht (schema J2);

  • de realisatie van de kredieten (schema J3);

  • de balans (schema J4);

  • de staat van opbrengsten en kosten (schema J5).

De toelichting van de jaarrekening bevat alle informatie over de verrichtingen in het ontwerp van de jaarrekening die relevant is voor de raadsleden om met kennis van zaken een beslissing te kunnen nemen. Ze omvat minstens:

  • een overzicht van ontvangsten en uitgaven naar functionele aard (schema T1);

  • een overzicht van ontvangsten en uitgaven naar economische aard (schema T2);

  • de investeringsprojecten (schema T3);

  • een overzicht van de evolutie van de financiële schulden (schema T4);

  • een overzicht van de financiële risico’s met een omschrijving van die risico’s en van de middelende mogelijkheden waarover het bestuur beschikt of kan beschikken om die risico’s te dekken;

  • een verwijzing naar de plaats waar de documentatie beschikbaar is;

  • een toelichting bij de balans (schema T5);

  • de waarderingsregels;

  • de niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen;

  • een verklaring van de materiële verschillen tussen de gerealiseerde en de geraamde ontvangsten en uitgaven;

  • de toelichting over de kosten, opbrengsten, uitgaven en ontvangsten met een buitengewone invloed op het budgettair resultaat van het boekjaar en het overschot of tekort van het boekjaar;

  • een overzicht van de overgedragen (gedeelten van) kredieten voor investeringen en financiering.




Aanpassing meerjarenplan

Ten slotte zal elk lokaal bestuur minstens 1 keer per jaar haar meerjarenplan aanpassen, waarbij in elk geval de kredieten voor het volgende boekjaar wordt vastgelegd. Ook de wijziging van de kredieten voor het lopende boekjaar vergt een aanpassing van het meerjarenplan. Ook deze zaken kunnen een aanleiding geven tot bijkomende rapportering. Het overzicht van de kredieten (schema M3) vermeldt dan de gewijzigde kredieten voor het lopende boekjaar en de kredieten voor het volgende boekjaar.


Daarnaast is het logisch dat de raad beslist over belangrijke inhoudelijke wijzigingen in het beleid. Het bestuur zal het meerjarenplan dus ook aanpassen als er belangrijke bijsturingen van de acties, actieplannen en/of beleidsdoelstellingen moeten gebeuren.

De regelgeving legt hiervoor geen regels op. Elk bestuur moet in het kader van de organisatiebeheersing zelf definiëren welke inhoudelijke wijzigingen alleen kunnen worden doorgevoerd via een aanpassing van het meerjarenplan.




Je ziet het, de rapporteringsverplichtingen voor lokale besturen zijn ruimer dan je misschien initieel zou denken. Het hoeft niet te verbazen dat sommige besturen een uitzonderlijk hoge werklast ondervinden tijdens bepaalde piekmomenten doorheen het jaar. De applicatie van Delta Public wil deze piekmomenten verzachten, en via automatische rapportering de druk op financiële diensten verlichten. Wil je graag meer weten, gebruik dan het contactformulier op deze website.